Na osnovu ovlaš?enja datim u ?lanu 64.2 ta?ka (b) Zakona o izmenama i dopunama br.03/L-073 o Opštim izborima, Zakona br.04/L-184, o kancelarijskom poslovanju, kao i Poslovnika o radu Centralne izborne komisije ?lan 17 ta?ka d), Centralna Izborna Komisija je dana 00.11.2015, donela ovo, ADMNISTRATIVNO UPUTSTVO BR. 03/2015 ZA FUNKCIONISANJE, KOMUNICIRANJE I IZVEŠTAVANJE UNUTAR SEKRETARIJATA CIK-a I. OPŠTE ODREDBE ?lan 1. Cilj Svrha ovog Administrativnog uputstva je da utvrdi na?in unutrašnjeg funkcionisanja, komuniciranja i izveštavanja Sekretarijata. ?lan 2. Delokrug Ovim Administrativnim uputstvom utvr?uje se na?in formalnog komuniciranja unutar jedinica u odnosu na Komisiju za realizaciju zadataka u okviru svoje nadležnosti. ?lan 3. Definicija Akt (spis) – je službeno pismo kojim se dopuni, izmeni, ukine ili se završava neko službeno delovanje institucije ili unutrašnje organizacione jedinice. Akt (spis) odražava rad institucije i potvr?uje da je odre?ena radnja službeno obavljena. Informacija – su sve informacije zabeležene u bilo kom obliku, sastavljene, primljene i vo?ene od strane odeljenja i kancelarija Sekretarijata. Službeno komuniciranje – komuniciranja koja se vrše izme?u odre?enih subjekata iz ?lana 2 ovog Uputstva u okviru njihove delatnosti. Pristup dokumentima - prijem, posedovanje i korišc?enje službenih dokumenata od strane Sekretarijata, sa ciljem planiranja, izrade, analize i nadzora u procesu sprovo?enja odluka Komisije i Sekretarijata. Službeni dokument – svaki dokument koji je sastavila odre?ena organizaciona jedinica Sekretarijata, uklju?ujuc?i i audio – vizuelne zapise. Novine, brošure ili nepotpuno dovršeni materijali se ne smatraju službenim dokumentima. ?lan 4. Opšta na?ela Na?ela na osnovu kojih se obavljaju zadaci jedinica Sekretarijata. a) Zakonitost, b) Nezavisnost i nepristrasnost, c) Transparentnost i odgovornost, d) Profesionalizam i posve?enost, e) Efikasnost i efektivnost, f) Konfidencijalnost, g) Integritet, i h) Kredibilnost. ?lan 5. Komuniciranje 1. Svaka jedinica je dužna da komunikaciju obavi prema organizacionoj strukturi - hijerarhije (službenik ? Viši službenik ? Rukovodilac divizije? Direktor ? Glavni izvršni na?elnik? Komisija) 2. Glavni Izvršni na?elnik izveštava Komisiju o pitanjima koja se odnose na Sekretarijat. 3. Izvršni Direktor KRPPP-a izveštava i obaveštava Komisiju o pitanjima koja se odnose na Kancelariju. ?lan 6. Na?in komuniciranja 1. Unutrašnje komuniciranje podrazumeva komuniciranje izme?u unutrašnjih jedinica iste institucije za realizaciju obaveza i odgovornosti u vezi sa mandatom institucije. 2. Komuniciranje se odvija u usmenoj i pisanoj formi (štampano i elektronsko). 3. Sva dokumenta koja su za i su komunikaciju sadrže sledec?e podatke: naziv i naslov jedinice, osnovni broj protokola (u pisanom komuniciranju), referentni broj , klasifikacionu oznaku ( tema - predmet ) naslov kome je pismo namenjeno, tekst akta ( dokumenta ), broj stranica, broj priloga predmetu, datum dopisa, potpis službenog lica (pisane komuniciranju). ?lan 7. Jezik komuniciranja 1. Svako službeno komuniciranje u jedinici sprovodi se u skladu sa pravilima o upotrebi službenih jezika u skladu sa zakonom. 2. Sva službena dokumenta izra?ena od strane odgovaraju?ih jedinica treba da sadrže jednostavan i jasan jezik u skladu sa pravilima etike u javnoj službi. ?lan 8. Zadaci i odgovornosti službenika i jedinica 1. Glavni izvršni na?elnik je odgovoran za pripremu sastanaka Komisije. 2. Odeljenje za pravne poslove, u saradnji sa Glavnim izvršnim na?elnikom, priprema dnevni red i vrši neophodne pripreme za sastanak Komisije ( priprema sve materijale, dokumente, pravna tuma?enja, predloge odluka za dnevni red sastanka ) i iste dostavlja ?lanovima Komisije elektronskim putem u skladu sa Poslovnikom o radu Komisije. Tako?e Odeljenje za pravne poslove c?e biti odgovorno za pripremu sastanaka Odbora za pravna pitanja. 3. Odeljenje za Izborne operacije priprema zapisnik sa prethodnog sastanka Komisije , priprema sastanke Odbora za spoljne odnose i Odbora za izborne operacije (priprema dnevni red i ostale materijale za sastanke ), koje dostavlja ?lanovima Komisije. 4. Odeljenje za Administraciju i podršku priprema materijal za Odbor za Budžet i financije kao i Kadrovskom odboru. 5. Kancelarija za registraciju politi?kih partija u saradnji sa Glavnim izvršnim na?elnikom priprema materijal za sastanke Komisije i odbora po pitanjima koja se odnose na Kancelariju. 6. Odeljenje za Informativnu Tehnologiju elektronski registruje sve sastanke Komisije i odbora. Nakon sastanaka kopira audio zapisa, i ?uva u arhivu Komisije, kopiju CD-a dostavlja zapisni?aru sastanka. 7. Svako odeljenje koje podnosi materijal za razmatranje i usvajanje na sastanke Komisije i odbora , dužno je da kopije i prevod tih materijala pošalje elektronskim putem , odgovornom službeniku koji ?lanovima Komisije šalje obaveštenja i dnevni red. 8.  Sva dokumenta koja se razmatraju na sastancima Komisije i odbora treba da budu na službenim jezicima. Svaka jedinica koja predstavlja odre?eni materijal na razmatranje Glavnom izvršnom na?elniku (Menadžmentu) a zatim na odbor i Komisiju treba da obezbedi da je materijal preveden na oba službena jezika. 9. Svaki materijal treba da se dostavi na prevod najmanje 48 sati (u radne dane) pre nego što se isti šalje na razmatranje. ?lan 9. Obaveštenje o zakašnjenjima u sprovo?enju 1. Odeljenja i odgovorni službenici, kao odgovorni za direktno sprovo?enje zadataka i odgovornosti iz ovog Uputstva, dužni su da direktno izveštavaju svoje rukovodioce i o eventualnim preprekama sa kojima su v se suo?ili tokom sprovo?enja istih. 2. U slu?aju evidencije prepreka, rukovodioci su odgovorni da analiziraju i predlažu konkretne mere za prevazilaženje istih za sprovo?enje zadataka. ?lan 10. Protok informacija i podataka 1. Jedinice, tokom izrade službenih dokumenata, su obavezne da poštuju hijerarhiju utvr?enu podzakonskim aktom za unutrašnju organizaciji Sekretarijata. 2. Jedinice su dužne da koordiniraju svoje planove i aktivnosti nedeljno, mese?no i godišnje na redovnih sastancima i dostavljanju informacija, sa ciljem da se koordiniraju aktivnosti u okviru nadležnosti Sekretarijata. 3. Svaka jedinica u Komisiji, dužna je da podnese izveštaje o pitanjima iz njene nadležnosti, ako se to zahtevaju Komisija i Sekretarijat, koji ?e služiti za sastavljanje razli?itih izveštaja Komisije i Sekretarijata. 4. Odeljenja, divizije i jedinice od kojih se traži stru?no mišljenje iz njihovih nadležnosti, dužni su da odgovore na me?usobnom komuniciranju. ?lan 11. Vremenski rokovi 1. Svaka jedinica Sekretarijata je dužna da prosledi odgovor na svaki dopis u roku od 3 (tri) radnih dana, po prijemu istog . 2. U slu?ajevima gde nije moguc?e da se ispoštuje rok iz stava 1. ovog ?lana iz objektivnih razloga, odgovorna lica moraju da obaveste neposrednog rukovodioca za kašnjenje odgovora. ?lan 12. Konfidencijalnost 1. Jedinice i zvani?nici Sekretarijata su odgovorni za ?uvanje konfidencijalnosti i ako predstavljanje informacije može naškoditi interesima Komisije. 2. Javni i službenici organizacionih jedinica Sekretarijata, dužni su da se u komuniciranju sa javnoš?u ponašaju u skladu sa pravilima Kodeksa ponašanja za javne službenike , akata i propisa na snazi. ?lan 13. Stupanje na snagu Ovo Administrativno uputstvo stupa na snagu na dan potpisivanja. Priština, 00.11.2015 Predsednica Centralne izborne komisije ---------------------------------------------------------- Valdete Daka Mbledhja e 38 e KQZ-së Faqe 1 nga 3