Na osnovu ovlaš?enja iz ?lana 64.2 (b) Zakona br. 03/L-073 o opštim izborima izmenama i i ?lana 17 Zakona br.04/L-088 o državnim arhivama, Poslovnika o radu Centralne izborne komisije ?lan 17. ( d), Centralna izborna komisija je dana 00/11/2015, usvojila: NACRT ADMINISTRATIVNOG UPUTSTVA BR. 00/2015 ZA ARHIVU I ARHIVSKU GRA?U U CENTRALNOJ IZBORNOJ KOMISIJI I. OPŠTE ODREDBE ?lan 1 Cilj 1. Ovo Administrativno uputstvo ima za cilj da definiše: pravila za organizaciju i funkcionisanje arhivske službe, službeno upravljanje dokumentima, postupak koriš?enja arhivske gra?e, kriterije i standarde za ?uvanje arhivske gra?e, pristup arhivskim dokumentima u Centralnoj izbornoj komisiji ( u daljem tekstu: CIK). ?lan 2 Delokrug Odredbe ovog Administrativnog uputstva su obavezuju?e za sve zaposlene u CIK-u. ?lan 3 Definicija ”Akt” zna?i svaki pisani dokumenat, kojim po?inje, dopunjuje ili realizuje svaka službena radnja organa Komisije-Sekretarijata. “Arhiva” je organizaciona jedinica odnosno radno mesto u okviru Odeljenja za administraciju i podršku Sekretarijatu. “Predmet” zna?i zbir svih akata i dopuna koje se odnose na isto pitanje ili zadatak i ?ine jedinstvenu celinu. ”Dodatak” zna?i dokumenta specifikovana u ?lanu 3. ”Dosije” zna?i zbir jednog ili vise akata koji se odnosi na istu materiju. “Skladište arhiva” zna?i mesto gde se odlaže arhivska gra?a od svih odeljenja, jedinica i divizija Sekretarijata u kojoj se ?uva registrovani (snimljeni) materijal i arhivska gra?a. “Knjiga arhiva” zna?i obrazac evidencije koji sadrži registar svih registrovanih (snimljenih) materijala. ”Dokumenat” –zna?i materijalni dokaz bilo kog akta, ?injenica, doga?aja, predmeta, dokumenta, dosijea, pomo?ne evidencije i poslovnih knjiga, fenomen ljudske objektivne i mentalne aktivnosti izražene, pismeno, grafi?ki, crteža, fotografije, tonskih zapisa ili bilo koji na?in sa drugim relevantnim materijalima (papirus, pergament, papir, filmska traka, disk, baze podataka, zvu?na dokumenta, mikro-formati, uklju?ujuc?i i programe i elektronska pomagala. ?lan 4 Službeno menadžiranje dokumentima 1. Službeno menadžiranje dokumenata se zasniva na slede?im na?elima: a) odgovornosti, b) transparentnosti c) poverljivosti d) sveobuhvatnosti, e) kontinuiteta, f) jednostavnosti, g) efikasnosti, i h) racionalnosti. 2. Komisija ima centralni arhiv, arhivu Kancelarije za registraciju i potvr?ivanje politi?kih partija kao i arhiv Opštinskih izbornih komisija – OIK-a. Dakle svaka od njih poseduje svoju knjigu protokola. ?lan 5 Stru?ni arhivski rad 1. Celokupna dokumentacija treba da pro?e kroz odgovaraju?i arhiv, tako da svaki dopis dobije službeni karakter. 2. Aktivnosti obuhvac?ene u ovom Administrativnom uputstvom su: 2.1 menadžiranje, 2.2 prijem, 2.3 kontrola, 2.4 evidencija, 2.5 uvrštavanje dokumentacije, 2.6 dostavljanje poštom, 2.7 klasifikacija i arhiviranje, 2.8 odlaganje, 2.9 ?uvanje i održavanje, 2.10 razvrstavanje materijala i isporuka arhivske gra?e nadležnom arhivu, 2.11 prostorija za arhiviranje, oprema i uslovi ?uvanja, 2.12 pristup i koriš?enje arhivske gra?e, 2.13 protokoliranje registrovanog materijala, i 2.14 elektronski dosje. ?lan 6 Knjiga protokola 1. U knjizi protokola, registruju se sva primljena dokumenta pod jedinstvenom osnovnom broju protokola. 2. Knjiga protokola se vodi na osnovu sistema osnovnih brojeva i pod-brojeva. 3. Knjiga protokola mora biti i na elektronski na?in, kako bi se omogu?ila evidencija putem elektronskog sistema. 4. Knjiga protokola se zatvara na kraju svake kalendarske godine. 4.1 . Prilikom zatvaranja knjigu protokola konstatuje se po?etni i kona?ni broj protokola za tu kalendarsku godinu, koji je potpisan od strane odgovornog lica u jedinici za upravljanje dokumentima. 4.2. Kada se knjiga protokola popuni pre kraja kalendarske godine vrši se konstatacija u skladu sa pod-stavom 1. ovog stava, dok se broj protokola u novoj knjizi nastavlja sa zadnjim brojem iz prethodne popunjene knjige. 4.3. Kada u knjizi protokola ima dovoljno prostora i dalje se može koristiti u narednoj godini, dok broj protokola po?inje od broja jedan ( 1 ). 4.4. Zatvorena knjiga protokola se predaje u arhiv institucije na po?etku naredne godine. ?lan 7 Protokoliranje i evidencija dokumenata 1. Primljena dokumenta, odvojeno se zavode u protokol, sa brojem protokola istog dana kada su primljeni dopisi sa utvr?enim rokom, ali i ostala hitna dokumenta moraju biti registrovana u protokolu pre drugih i odmah poslati odgovornom licu. 2. Osnovnim brojem (referentni broj) registruje se predmet, dok se pod-brojem svaki dokumenat koji se odnosi na taj predmet, kao i jedinstveni dopis na osnovu kojeg se predmet kreira. 3. Prvi dokumenat predmeta se registruje osnovnim brojem i dobija pod-broj 1, dok ostala primljena dokumenta koja se odnose na taj predmet registruju slede?im pod-brojem. 4 Registracija prvog dokumenta u protokolu kojim po?inje neki predmet obavlja se na slede?i na?in: 4.1. u koloni 1 u gornjem delu se upisuje osnovni broj protokola; 4.2. u koloni 2 upisuje se kratak sadržaj predmeta. U dokumentu koji se šalje upisuje se naslov-ime primaoca i mesto, dok se ispod se upisuje kratak sadržaj predmeta. U predmetima koji se primaju upisuje samo kratki sadržaj; 4.3. u koloni 3 upisuje se broj 1; 4.4. u koloni 4 registruje se datum primljenog dokumenta; 4.5. u koloni 5 upisuje se naziv naslova ime i sedište pošiljaoca dopisa ( fizi?ko ili pravno lice). Tokom registracije jedinstvenog dokumenta u ovoj koloni se upisuje skra?enica "j. d." (jedinstveni dok.). 4.6. u koloni 6 se upisuje broj primljenog dokumenta, ako isti nema br. unosi se samo datum; i 4.7. u koloni 7 se upisuje oznaka organizacione jedinice, ista koja je upisana na pe?atu prijema. 5. Sva dokumenta koja se kasnije prime i odnose se na isti predmet upisuju se u samo u koloni 3,4,5,6 i 7 pod istim brojem, sa onim redosledom kojem su ista primljena. ?lan 8 Prijem i ?uvanje pošte 1.Prijem pošte se vrši u centralnom arhivu Komisije. 2. Poštu prima ovlaš?eni službenik. Pošta se prima tokom radnog vremena. Prijem se vrši na slede?i na?in: 2.1. direktno i 2.2. poštom 3. Službenik arhiva, koji direktno prihvata poštu od pošiljaoca je obavezan da potvrdi istu, pe?atom prijema ili potpisivanjem u odgovarajuc?oj knjizi, potpisivanjem dostavnice ili kopiju akta ?iji se original prima. 4. Prihvatanje poštanske pošiljke se potvr?uje potpisivanjem u knjizi isporuke, na dostavnicu. 5. Ako se pošta direktno prihvata od pošiljaoca, ovlašc?eno lice potvr?uje prijem pošiljke potpisom i upisivanjem datuma prijema iste. 6. Ako se pošta prihvata preko dostavnice, upisuje se datum prijema, stavlja se potpis i pe?at primanja. 7. Prijem pošte preko poštanske službe se vrši na osnovu važe?ih poštanskih odredbi. 8. Ako je omota? pošiljke oštec?en ili ako se sumnja da je otvorena od strane neovlašc?enog lica, pre otvaranja pošiljke sastavlja se zapisnik u prisustvu dva službenika i kontroliše se vrsta i stepen ošte?enja. 9. Dopise bez pune adrese treba da otvara odgovorni službenik arhive i nakon registracije se šalje na nazna?enu destinaciju. U slu?ajevima gde se posle otvaranja ne može utvrditi ta?no odredište pošiljke, ista se predaje Glavnom izvršnom na?elniku Sekretarijata. ?lan 9 Isporuka poštom 1. Pošiljke, za isporuku poštom, priprema ovlaš?eni službenik arhive. 2. Sva dokumenta primljena u toku dana, osim specifi?nih slu?aja šalju se na odgovaraju?e odredište istog dana. 3. Koverte kojima se šalju službena dokumenta , moraju da sadrže ta?an naziv, adresu pošiljaoca i oznaku svih dokumenta koji se nalaze u koverti sa naslovom primaoca pošiljke. 4. Naslov i sedište primaoca pošiljke mora biti jasno i ?itko napisano. 5. U slu?aju kada dan isporuke pošte može biti od zna?aja za obra?un rokova, zajedno sa primljenim pismom treba da se priloži i koverta kao dokaz. ?lan 10 Pe?at prijema 1. Na svakom primljenom dokumentu ovlaš?eno lice stavlja pe?at prijema. 2. Oznaka pe?ata se stavlja na gornjem desnom uglu prve stranice. Ako nema mesta za pe?at isti se stavlja na odgovaraju?e mesto na prvu stranicu vode?i ra?una da se ne ošteti tekst dokumenta. 3. Oznaka pe?ata se ne stavlja na prilozima. 4. Pe?at prijema je ?etvrtastog oblika, dimenzija (60x40) mm, sa podacima institucije Komisije, sedište, datuma prijema i kolonu za broj oznake za klasifikaciju i broja dokumenta. ?lan 11 Prijem i otvaranje elektronske pošte 1. Elektronska pošta (u daljem tekstu: e-mail) se prima preko zvani?nog email-a elektronske pošte, faksa, ili elektronskom razmenom podataka. 2. E-mail se prima van radnog vremena. Podaci se odmah unose u informacioni sistem Komisije od strane OIT-a preko Arhiva. 3. E-mail upuc?en Komisiji prima se na elektronsku zajedni?ku e-mail adresu Komisije. 4. Zajedni?ka e-mail adresa se koristi samo za službeno elektronsko komuniciranje sa fizi?kim i pravnim licima i organima javne administracije. 5. Osoblje ovlašc?eno ja prijem e-maila ili odgovorni za zajedni?ku e-mail adresu mora da kontroliše primljene poruke na toj adresi najmanje dva puta dnevno. Ako pošiljalac zahteva potvrdu prijema e-mail-a, potvr?uje ovlaš?eni službenik za prijem e-maila, ako je isti poslat na zajedni?ku e-mail adresu. 6. E-mail adresiran direktno zaposlenima u Komisiji posto je potvr?en da sadrži potrebne informacije za rad Komisije, treba odmah da se vrati na zajedni?koj e-mail adresi Komisije. 7. Elektronski dokumenat ne treba da se kopira ili prenese pre nego što se razjasni dase nikakav postupak ne dovodi u opasnost informativni sistem Komisije (anti-virus zaštita). 8. Trenutak prijema e-maila se smatra u toku prvog radnog dana prijema u toku radnog vremena kada se isti prima. ?lan 12 Dostavljanje internih dopisa 1. Registrovani dopisi se šalju putem internih knjige, unutrašnjim organizacionim jedinicama. 2. Slanje ra?una se vrši putem knjige ra?una koja sadrži osnovnu evidenciju ovakve vrsta akata. 3. Prijem dopisa se potvr?uje potpisom ovlaš?enog službenika i upisivanjem datuma prijema u internoj knjizi. 4. Pored štampanog dokumenta, službenik arhiva je dužan da isti šalje i u elektronsko obliku jedinici koja je izradila dokument, na službenoj e-mail adresi, odmah nakon registracije predmeta u knjigu protokola. ?lan 13 Isporuke akta od posebnog zna?aja 1. Sva sudska akta, dopisi i akti koji se smatraju od posebnog karaktera, trebaju se poslati (preporu?eno) putem knjige za spoljnu isporuku, ako se isporuka vrši preko ekspedicije. 2. Koverte koje sadrže akta u posebnim slu?ajevima se zatvaraju i zape?a?uju. 3. U knjizi pošte, registruju se sve isporuke koje se šalju poštom. Knjiga služi kao evidencija za isporuku i opravdavanje poštanskih troškova gde se iznos upisuje u knjizi kontrole troškova. ?lan 14 Elektronsko i fizi?ko ?uvanje arhivske gra?e 1. Sva arhivska gra?a se ?uva u fizi?koj i elektronskoj formi. Fizi?ko ?uvanje materijala podrazumeva skladište arhivske gra?e dok elektronsko ?uvanje materijala podrazumeva ?uvanje materijala u obliku CD, DVD i u odgovaraju?em serveru. 2. Arhivska gra?a se ?uva u skladište arhive, koja je posebna prostorija. 3. Raspolaga?i arhivske gra?e su i obavezni da obezbede optimalne uslove za ?uvanje i zaštitu arhivske gra?e, ispunjavaju?i sledec?e uslove: 3.1. stru?no osoblje; 3.2. prostorije i opremu koja ispunjavaju standarde za ?uvanje arhivske gra?e, i 3.3. klimatske, hemijsko-biološke i fizi?ke uslove. 4. ?uvanje arhivske gra?e putem servera ili drugih elektronskih ure?aja vrši se primenom elektronskih sistema. Ovi sistemi moraju da obezbede i poseduju visoki bezbednosni sistem od moguc?eg rizika kriminala kibernetske. 5. Sva arhivska gra?a koja se ?uva elektronski , mora imati kopiju (Beck up) koja se ?uva fizi?ki odvojena od baznih podataka, u skladu sa standardima informativne tehnologije za skladištenje podataka. 6. Materijalna zaštita arhivske gra?e (fizi?ko-tehni?ka) uklju?uje zaštitu od ošte?enja, uništenja i gubitka. 7. Fizi?ko ?uvanje materijala ?e se obezbediti pod slede?im uslovima: 7.1. redovno zatvaranje prostorija skladišta arhive, zatvaranje prozora i isklju?ivanje elektri?nih ure?aja kada se ne radi u skladištu; 7.2. održavanje ?isto?e i brisanje prašine sa s arhivirane gra?e i provetravanje ; dokumentacije koja se nalazi u skladištu kao i provetravanje iste; 7.3. održavanje odgovaraju?e temperature (12 do 20 stepeni celzija ) i relativne vlažnosti (od 50 do 70%); 7.4. zabrana upotrebe lako zapaljivih materija i supstanci i pušenja; 7.5. postavljanje protivpožarnih aparata i obezbe?ivanje protivpožarnog puta; i 7.6. redovno uklanjanje nedostataka koji mogu dovesti do oštec?enja arhivske gra?e. ?lan 15 Završeni predmeti 1. Svaki predmet koji se smatra završenim ?uva se u arhivu dve godine od dana protokolisanja istog, a nakon ovog perioda zapisnikom odnosi se u skladište arhiva. 2. Arhivski predmeti se mogu dati na privremeno koriš?enje kancelarijama, odeljenjima, jedinicama i drugim službama Komisije. ?lan 16 Protokoliranje registrovanog materijala 1. Tokom protokoliranja registrovanog materijala, u poglavlju " redni broj " se piše redom od broja do broja registrovanog istog materijala u obrascu tokom kalendarske godine, bez obzira na broj registrovanih jedinica. 2.  Redni brojevi u arhivskoj knjizi kontinuirano se nastavljaju iz godine u godinu. Registrovane jedinice ozna?avaju se rednim brojem kojim su upisane u arhivskoj knjizi. 3. U koloni “datum registracije” upisuje se datum, mesec i godina registrovanog materijala. 4. U koloni " Godina izrade" upisuje se godina odnosno period kada je sastavljen registrovani materijal. Za registrovani materijal, koji sadrži podatke za više godina, upisuje se po?etna godina. 5. U koloni ‘sadržaj” upisuje se registrovana klasifikacija i tako?e oznaka klasifikacije. 6 . U koloni Ukupno, upisuje se ukupan broj registrovanih jedinica registratora istog registrovanog materijala. 7. U koloni “prostorije i police” upisuju se podaci za npr. Na kojoj polici, ormaru i delu prostorije je smešten odgovaraju?i materijal kao i sve promene u vezi sa smeštajem materijala. ?lan 17 Isporuka materijala u arhiv Kosova 1. Arhivski materijal regulisan i registrovan, odnosi se u arhivi Kosova za ?uvanje nakon isteka zakonskog roka, uvek ra?unaju?i od dana nastanka predmeta u skladu sa odredbama Zakona o državnim arhivama. 2. Pružanje materijala za prijem u Kosovskoj agenciji arhiva, se vrši najkasnije nakon isteka roka od trideset (30) godina od trenutka nastanka materijala, osim u slu?ajevima kada je sadržaj materijala specifi?an i relevantnim zakonodavstvom na snazi zahteva duži rok za ?uvanje u odgovaraju?oj instituciji. 3. Procedura primo-predaje arhivske gra?e, vrši se komisijski. Komisija koja je sastavljena od predstavnika Komisije koji podnose predmet i predstavnika Kosovske agencije arhiva, koji primaju odgovaraju?i materijal. 4. Komisija za primo-predaju materijala kao u stavu II ovog ?lana, sastavlja zapisnik o primo-predaji materijala za arhivu, sa slede?im podacima: 4.1. zapisnik u ?etiri (4) identi?ne kopije (primerke); 4.2. naslov subjekta koji predaje arhivsku gra?u; 4.3. mesto i datum primo-predaje; 4.4. registar arhivske gra?e prema karakteristikama, vrste i koli?ini; i 4.5. pe?atiranje od strane Komisije i primaoca. ?lan 18 Pristup i koriš?enje arhivirane dokumentacije 1. Arhivska gra?a je javna i može se dati na upotrebi za nau?na istraživanja i stru?ni rad, u skladu važe?im sa propisima. 2. Kopija arhivske gra?e koja je u vlasništvu Komisije može se uzeti privremeno u upotrebi samo u slu?ajevima kada postoji pravni interes Komisije i odre?enih organa. 3. Za procedure pristupa i davanja na koriš?enje dokumenta Komisije, primenjuju se odredbe iz Zakona za pristup službenim dokumentima. 4. Kopija arhivirane gra?e se daje na privremenu upotrebu samo sa zapisnikom o primo-predaji traženog materijala, koji mora da sadrži slede?e podatke: broj predmeta koji se daje, sigurnost dokumenata, kratak sadržaj, rok povratka dokumenta, datum izdavanja, potpis primaoca i davaoca kao i napomenu u koju svrhu je dat predmet. ZAVRŠNE ODREDBE ?lan 19 Završne odredbe Komisija i Sekretarijat su dužni da sa posebnom pažnjom ?uvaju arhivsku gra?u i registrovan materijal u skladu sa Zakonom i ovim Administrativnim uputstvom. ?lan 21 Stupanje na snagu Ovo Administrativno uputstvo stupa na snagu na dan potpisivanja. Priština, 00.11.2015 Predsednica Centralne izborne komisije ______________________________ Valdete Daka 1 Mbledhja e 38 e KQZ-së Faqe 1 nga 3